Dua konsep penting dalam mengurus rekod perakaunan ialah catatan kontra dan carta akaun. Kedua-duanya membantu perniagaan merekod urus niaga dengan lebih kemas, tepat dan teratur, di samping memudahkan penyemakan pada masa hadapan.
Catatan Kontra
Catatan kontra ialah urus niaga yang kedua-dua kesan debit dan kredit berlaku dalam buku yang sama. Contoh paling biasa ialah dalam buku tunai: apabila wang tunai dimasukkan ke bank atau dikeluarkan dari bank untuk kegunaan pejabat, kedua-dua lajur tunai dan bank terjejas. Catatan ini ditandakan dengan huruf "K" (kontra) pada ruang folio.
Contoh
RM2,000 tunai dimasukkan ke bank. Dalam buku tunai: debit lajur Bank RM2,000 dan kredit lajur Tunai RM2,000. Kedua-dua catatan berada dalam buku tunai yang sama, jadi ia catatan kontra bertanda "K".
Set-off juga berlaku apabila seseorang yang sama merupakan penghutang dan pemiutang: baki lebih kecil di-set-off supaya hanya baki bersih perlu dijelaskan.
Carta Akaun
Carta akaun ialah senarai lengkap dan tersusun bagi semua akaun yang digunakan perniagaan, biasanya dikodkan mengikut kumpulan: aset, liabiliti, ekuiti, hasil dan belanja. Ia membantu merekod urus niaga secara konsisten dan memudahkan penyediaan penyata kewangan.
Konsep
Carta akaun mengumpulkan akaun kepada lima kategori: Aset, Liabiliti, Ekuiti pemilik, Hasil dan Belanja.
Kod dan Kebaikan Carta Akaun
Dalam carta akaun, setiap akaun biasanya diberi nombor kod mengikut kategorinya, contohnya siri 100 untuk aset, 200 untuk liabiliti, 300 untuk ekuiti, 400 untuk hasil dan 500 untuk belanja. Sistem pengekodan ini membolehkan urus niaga dicatat dengan cepat, tepat dan konsisten, terutamanya apabila perniagaan menggunakan sistem perakaunan berkomputer. Antara kebaikan lain ialah memudahkan carian akaun, mengurangkan kesilapan pengelasan dan mempercepat penyediaan imbangan duga serta penyata kewangan. Dengan carta akaun yang teratur, juruaudit juga lebih mudah mengesan dan menyemak sesuatu urus niaga.
Ingat
Catatan kontra tidak mengubah jumlah aset — ia hanya memindahkan wang antara tunai dan bank. Carta akaun pula ialah "rangka kerja" yang menyeragamkan pengelasan akaun.