Dokumen yang menyatakan harga dan syarat sebagai jawapan kepada pertanyaan pembeli ialah:

Sebut harga — Sebut harga dikeluarkan penjual untuk menyatakan harga dan syarat kepada pembeli.

Dokumen yang dikeluarkan oleh pembeli untuk memesan barang secara rasmi ialah:

Pesanan belian — Pesanan belian dikeluarkan pembeli untuk memesan barang secara rasmi.

Nota serahan berfungsi untuk:

Mengesahkan barang telah diterima pembeli — Nota serahan dihantar bersama barang untuk mengesahkan penerimaan.

Penyata akaun biasanya dihantar oleh penjual pada:

Akhir bulan — Penyata akaun dihantar pada akhir bulan untuk meringkaskan urus niaga dan baki.

Antara berikut, yang manakah dokumen bukan sumber?

Penyata akaun — Penyata akaun ialah dokumen bukan sumber; ia hanya ringkasan baki.

Berapa banyak dokumen bukan sumber yang direkod dalam jurnal?

Tiada — Tiada dokumen bukan sumber direkod dalam jurnal; hanya dokumen sumber yang direkod.

Susunan biasa dokumen sebelum invois dikeluarkan ialah:

Sebut harga → Pesanan belian → Nota serahan — Urutan biasa: sebut harga, kemudian pesanan belian, kemudian nota serahan, barulah invois.

Sebut harga bersifat:

Tidak mengikat, hanya maklumat harga — Sebut harga hanya menyatakan harga dan syarat; ia tidak mengikat pembeli.

Penyata akaun berbeza daripada resit kerana penyata akaun:

Meringkaskan baki yang perlu dibayar, bukan bukti bayaran — Penyata akaun ialah ringkasan baki dan peringatan bayaran, bukan bukti bayaran seperti resit.

Form 4 Prinsip Perakaunan — Dokumen Bukan Sumber Notes & Exercise

Dokumen bukan sumber ialah dokumen yang menyokong dan melancarkan proses jual beli tetapi tidak digunakan untuk merekod catatan dalam buku perakaunan. Ia biasanya disediakan sebelum invois dikeluarkan dan berfungsi untuk melancarkan komunikasi serta perundingan antara pembeli dan penjual sepanjang proses jual beli, walaupun ia tidak pernah dimasukkan ke dalam mana-mana buku catatan.

Jenis Dokumen Bukan Sumber

Sebut harga — dikeluarkan oleh penjual sebagai jawapan kepada pertanyaan pembeli, menyatakan harga, syarat dan diskaun. Ia tidak mengikat.
Pesanan belian — dikeluarkan oleh pembeli untuk memesan barang secara rasmi selepas menerima sebut harga.
Nota serahan — dihantar bersama barang untuk mengesahkan barang telah diterima pembeli dalam keadaan baik.
Penyata akaun — dihantar penjual pada akhir bulan untuk meringkaskan semua urus niaga dan baki yang perlu dibayar pelanggan.

Konsep

Sebut harga → maklumat harga. Pesanan belian → pesanan rasmi. Nota serahan → pengesahan penerimaan barang. Penyata akaun → ringkasan baki, peringatan bayaran.

Contoh

Syarikat Bina meminta sebut harga daripada pembekal simen. Selepas berpuas hati, Syarikat Bina menghantar pesanan belian. Simen dihantar bersama nota serahan. Pada akhir bulan, pembekal menghantar penyata akaun menunjukkan baki RM6,000 yang belum dijelaskan. Tiada satu pun dokumen ini direkod dalam jurnal — hanya invois yang direkod.

Peranan dalam Kawalan Dalaman

Walaupun tidak direkod dalam buku, dokumen bukan sumber penting untuk kawalan dalaman perniagaan. Pesanan belian membolehkan pihak pengurusan mengesahkan bahawa hanya barang yang benar-benar dipesan sahaja diterima dan dibayar. Nota serahan pula membolehkan pembeli menyemak kuantiti dan keadaan barang sebelum menandatangani penerimaan. Penyata akaun membantu pelanggan menyemak baki mereka terhadap rekod sendiri dan mengesan sebarang perbezaan. Dengan cara ini, dokumen bukan sumber mengurangkan risiko penipuan dan kesilapan, walaupun ia tidak pernah menjadi asas catatan bergu dalam lejar.

Ingat

Penyata akaun bukan invois dan bukan resit — ia hanya ringkasan yang mengingatkan pelanggan tentang baki yang perlu dibayar. Dokumen bukan sumber tidak pernah menjadi asas catatan bergu.