Apakah fungsi utama dokumen perniagaan?

Menjadi bukti bertulis urus niaga — Dokumen perniagaan ialah bukti bertulis yang mengesahkan urus niaga berlaku.

Dokumen perniagaan terbahagi kepada dua kumpulan iaitu:

Dokumen sumber dan dokumen bukan sumber — Dokumen perniagaan dibahagikan kepada dokumen sumber dan dokumen bukan sumber.

Antara berikut, yang manakah dokumen sumber?

Invois — Invois ialah dokumen sumber yang menjadi asas merekod jualan atau belian kredit.

Antara berikut, yang manakah dokumen bukan sumber?

Pesanan belian — Pesanan belian menyokong urus niaga tetapi tidak digunakan untuk merekod catatan perakaunan.

Mengapa dokumen perniagaan penting untuk LHDN?

Untuk pematuhan cukai dan pengauditan — Dokumen menjadi bukti untuk pengauditan dan pematuhan cukai kepada LHDN.

Dalam aliran urus niaga jualan kredit, dokumen manakah digunakan untuk merekod jualan?

Invois — Hanya invois (dokumen sumber) digunakan untuk merekod jualan kredit.

Dokumen bukan sumber berperanan untuk:

Menyokong dan menyediakan urus niaga — Dokumen bukan sumber menyokong proses jual beli tetapi tidak direkod dalam buku.

Tanpa dokumen perniagaan, rekod perakaunan akan:

Tidak boleh disahkan dan tidak boleh dipercayai — Tanpa dokumen, urus niaga tidak boleh disahkan dan rekod hilang kebolehpercayaan.

Keratan cek dikelaskan sebagai:

Dokumen sumber — Keratan cek ialah dokumen sumber bagi bayaran melalui bank.

Form 4 Prinsip Perakaunan — Dokumen Perniagaan Notes & Exercise

Dokumen perniagaan ialah bukti bertulis bagi setiap urus niaga yang berlaku antara perniagaan dengan pelanggan, pembekal atau bank. Tanpa dokumen ini, urus niaga tidak boleh disahkan dan rekod perakaunan tidak boleh dipercayai oleh pihak dalaman mahupun pihak luar. Ia juga penting untuk pengauditan dan pematuhan cukai kepada LHDN, serta menjadi rujukan apabila timbul pertikaian antara pihak yang terlibat dalam sesuatu urus niaga.

Dua Kumpulan Dokumen

Dokumen perniagaan terbahagi kepada dua kumpulan utama mengikut sama ada ia digunakan untuk merekod catatan perakaunan atau tidak:

Dokumen sumber — dokumen yang menjadi asas untuk merekod catatan dalam buku catatan pertama. Contohnya invois, resit, nota kredit, nota debit dan keratan cek.
Dokumen bukan sumber — dokumen yang menyokong urus niaga tetapi tidak digunakan untuk merekod catatan perakaunan. Contohnya sebut harga, pesanan belian, nota serahan dan penyata akaun.

Konsep

Dokumen sumber → menjadi asas catatan dalam buku catatan pertama. Dokumen bukan sumber → hanya menyokong dan menyediakan urus niaga.

Aliran Dokumen

Contoh

Pelanggan meminta sebut harga (bukan sumber), lalu menghantar pesanan belian (bukan sumber). Penjual menghantar barang dengan nota serahan (bukan sumber) dan kemudian mengeluarkan invois (sumber). Hanya invois digunakan untuk merekod jualan kredit dalam jurnal jualan.

Ciri Dokumen yang Baik

Dokumen perniagaan yang baik mesti mengandungi maklumat lengkap seperti tarikh, nama dan alamat kedua-dua pihak, butiran barang, kuantiti, harga dan jumlah. Dokumen biasanya disediakan dalam beberapa salinan: salinan asal diberi kepada pihak lain, manakala salinan pendua disimpan sebagai rujukan dan bukti. Kesahihan dokumen menjadi asas kepada prinsip perakaunan objektif, iaitu setiap catatan mesti disokong oleh bukti yang boleh disahkan. Dokumen juga perlu disimpan untuk tempoh tertentu bagi tujuan pengauditan dan rujukan cukai. Dengan penyimpanan yang teratur, perniagaan dapat menyelesaikan pertikaian dengan pelanggan atau pembekal dengan lebih mudah.

Ingat

Bukan semua dokumen perniagaan direkod dalam buku perakaunan. Hanya dokumen sumber yang menjadi asas catatan; dokumen bukan sumber menyokong proses jual beli sahaja.