Invois dikeluarkan untuk urus niaga:

Jualan atau belian secara kredit — Invois ialah dokumen sumber bagi jualan atau belian secara kredit.

Dokumen yang menjadi bukti penerimaan wang ialah:

Resit — Resit ialah bukti bahawa wang telah diterima.

Nota kredit dikeluarkan apabila:

Pelanggan memulangkan barang — Nota kredit dikeluarkan penjual apabila pelanggan memulangkan barang atau terlebih caj.

Invois jualan direkod dalam:

Jurnal jualan — Invois jualan menjadi asas catatan dalam jurnal jualan.

Kedai menjual barang RM900 secara kredit, kemudian pelanggan memulangkan barang RM150. Baki hutang pelanggan ialah:

RM750 — RM900 − RM150 (nota kredit) = RM750.

Dokumen yang menjadi bukti bayaran melalui bank ialah:

Keratan cek — Keratan cek ialah dokumen sumber bagi bayaran melalui bank.

Nota debit boleh dikeluarkan untuk:

Menambah caj kerana terkurang caj — Nota debit menambah caj kepada pelanggan, contohnya apabila invois asal terkurang caj.

Resit direkod di sebelah manakah buku tunai?

Sebelah penerimaan — Resit ialah bukti wang diterima, maka direkod di sebelah penerimaan buku tunai.

Antara berikut, yang manakah BUKAN dokumen sumber?

Sebut harga — Sebut harga ialah dokumen bukan sumber; ia tidak digunakan untuk merekod catatan perakaunan.

Form 4 Prinsip Perakaunan — Dokumen Sumber Notes & Exercise

Dokumen sumber ialah dokumen asal yang menjadi asas untuk merekod urus niaga dalam buku catatan pertama. Setiap jenis dokumen dikeluarkan untuk tujuan tertentu dan dihubungkan dengan buku yang berbeza, maka pelajar perlu mengenali fungsi dan sumber pengeluaran setiap satu dengan tepat.

Jenis Dokumen Sumber

Invois — dikeluarkan untuk jualan atau belian secara kredit. Direkod dalam jurnal jualan atau jurnal belian.
Resit — bukti penerimaan wang. Direkod di sebelah penerimaan buku tunai.
Nota kredit — dikeluarkan penjual apabila pelanggan memulangkan barang atau terlebih caj. Direkod dalam jurnal pulangan jualan.
Nota debit — dikeluarkan untuk menambah caj kepada pelanggan (contohnya terkurang caj) atau merekod pulangan belian.
Keratan cek — bukti bayaran melalui bank; direkod di sebelah bayaran buku tunai.

Setiap dokumen ini menjadi punca maklumat yang sah untuk merekod catatan bergu, maka pemahaman yang jelas tentang fungsi masing-masing amat penting.

Konsep

Invois → jualan/belian kredit. Nota kredit → pulangan (kurangkan hutang). Nota debit → tambahan caj. Resit dan cek → pergerakan wang.

Contoh

Kedai Aiman menjual barang RM1,200 secara kredit kepada Puan Siti dan mengeluarkan invois. Puan Siti memulangkan barang rosak berharga RM200, jadi Kedai Aiman mengeluarkan nota kredit RM200. Baki hutang Puan Siti kini RM1,000. Apabila beliau membayar dengan cek, Kedai Aiman mengeluarkan resit.

Diskaun pada Invois

Invois biasanya menyatakan diskaun niaga, iaitu potongan yang diberikan atas harga senarai sebelum jumlah bersih dicatat. Diskaun niaga tidak direkod sebagai catatan berasingan dalam buku — hanya nilai bersih selepas diskaun yang dibawa ke jurnal jualan atau jurnal belian. Ini berbeza daripada diskaun tunai yang direkod dalam buku tunai sebagai galakan bayaran cepat. Memahami dokumen sumber dan buku catatan pertama yang berkaitan membantu pelajar mengesan aliran maklumat daripada urus niaga sebenar sehingga ke lejar dan penyata kewangan akhir.

Ingat

Nota kredit dikeluarkan oleh penjual dan mengurangkan jumlah yang perlu dibayar pelanggan. Jangan kelirukan invois (jual beli kredit) dengan resit (bukti bayaran diterima).