Setiap urus niaga perniagaan menghasilkan dokumen perniagaan yang menjadi bukti bertulis. Dokumen ini perlu disimpan dengan teratur untuk rujukan, pengiraan cukai dan penyediaan akaun.
Dokumen berkaitan pembelian dan jualan
- Sebut harga — memberitahu harga barang sebelum pembeli membuat pesanan.
- Pesanan belian — permintaan rasmi pembeli untuk membeli barang daripada pembekal.
- Invois — dokumen yang menuntut bayaran daripada pembeli untuk barang yang dibeli secara kredit.
- Nota serahan — mengiringi barang untuk mengesahkan barang telah dihantar.
Dokumen berkaitan bayaran dan pelarasan
- Resit — bukti bahawa bayaran telah diterima.
- Nota kredit — dikeluarkan apabila barang dipulangkan atau tuntutan dikurangkan.
- Nota debit — dikeluarkan apabila terdapat caj tambahan atau tuntutan yang terkurang.
Contoh
Sebuah kedai membeli 20 kotak susu. Pembekal menghantar barang dengan nota serahan, kemudian menghantar invois sebanyak RM600. Setelah kedai membayar, pembekal mengeluarkan resit sebagai bukti bayaran.
Ingat
Invois menuntut bayaran, manakala resit mengesahkan bayaran diterima. Jangan kelirukan kedua-duanya.
Dua lagi dokumen penting ialah penyata akaun dan baucar bayaran. Penyata akaun ialah ringkasan semua urus niaga dengan seseorang pelanggan dalam sesuatu tempoh, termasuk baki yang belum dijelaskan. Baucar bayaran pula merekodkan pembayaran yang dibuat oleh perniagaan beserta kelulusan yang berkaitan. Setiap dokumen ini menyokong catatan dalam buku akaun dan menjadi bukti sekiranya berlaku pertikaian.
Menyimpan dokumen dengan rapi membolehkan perniagaan mengesan urus niaga, menyelesaikan pertikaian dan menyediakan penyata kewangan dengan tepat. Rekod yang lengkap juga penting semasa audit atau pemeriksaan cukai oleh LHDN.