Selepas memahami tujuan mengurus sumber fizikal, sesebuah perniagaan perlu mengikut satu prosedur yang teratur. Prosedur ini ialah urutan langkah bermula daripada merancang keperluan sehingga melupuskan aset yang tidak lagi berguna.
Merancang dan memperoleh
Langkah pertama ialah mengenal pasti keperluan — jenis, kuantiti dan spesifikasi sumber yang diperlukan. Seterusnya perniagaan memperoleh sumber melalui pembelian, sewaan atau pajakan, dengan memilih pembekal yang menawarkan harga dan kualiti terbaik.
Contoh
Sebuah kafe merancang untuk membeli sebuah mesin kopi. Ia membandingkan sebut harga tiga pembekal, memilih yang menawarkan waranti terpanjang, kemudian mencatat mesin itu dalam daftar aset. Mesin berharga kira-kira RM6,000 itu turut dijadualkan untuk pemeriksaan setiap tiga bulan bagi mengelakkan kerosakan yang mahal.
Menggunakan dan menyelenggara
Sumber yang diperoleh diagihkan kepada bahagian yang memerlukan dan digunakan mengikut prosedur yang betul untuk mengelakkan kerosakan. Perniagaan kemudian menjalankan penyelenggaraan berjadual, iaitu pembersihan, pemeriksaan dan pembaikan secara berkala supaya aset kekal berfungsi.
Memantau dan melupuskan
Rekod dan daftar aset disemak untuk memantau keadaan serta lokasi setiap sumber. Apabila sesuatu aset sudah usang atau tidak ekonomik untuk diselenggara, ia dilupuskan melalui jualan, tukar beli atau pelupusan, dan diganti dengan yang baharu.
Kepentingan dokumentasi
Sepanjang prosedur ini, setiap urusan direkodkan dalam dokumen seperti pesanan belian, resit dan kad penyelenggaraan. Dokumentasi yang teratur memudahkan pengauditan, mengelakkan penyelewengan dan membantu pihak pengurusan membuat keputusan pembelian yang lebih baik pada masa hadapan.
Ingat
Ingat urutan mudah: Rancang → Peroleh → Guna → Selenggara → Pantau → Lupus. Setiap langkah menyokong langkah berikutnya supaya sumber fizikal digunakan secara cekap sepanjang hayatnya.